三十分鐘內就懂的系列 – 數字化管理

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這一篇是看了災情後的一些想法,大體上來說這不脫黃仁宇在其「中國大歷史」所提,中國欠缺數字化管理的問題,才是社會整體裹足不前的原因。

數字化管理,是一個聽起來很簡單,但實際上很複雜的概念,台灣人一般最常用到的,大概就是帳本了,但除了帳本外還有甚麼可以被「數字」化的?這是很重要的概念,為何現代社會需要把所有可見的都要數字化?筆者的親友也有人提過,這種「沒人性」的管理方法很差,顯然這對台灣一般民眾,欠缺某一種動機去實行數字化的管理。
僅就一間工廠數字化管理的條件大致列如下
1.        凡事記錄。不只是記錄帳本跟進出貨量,包括藥品、原料等所有相關的一切數字,連同使用的時間、用量。
2.        數字說話。需要找到可以深入解釋數據的人,而不是光看最表面的資訊。
很簡單嗎?其實很難。
第一點,凡事記錄的問題不在勤快,在於能不能鉅細靡遺,如果只是便宜行事,那不如不要去記錄,而且如果數字可以造假,或依照主管的喜好更改,這個記錄也等於廢物。記錄的重點,不僅僅需要誠實的工作人員,還需要詳細的規定,明訂哪一些資料須要記錄,哪一些資料不需要,這些資料的需求是要依照數據的統計與解釋後再去修正。
第二點,數字不會說話,要找能讓數字說話的人,這需要找有數學能力的高手,或是經驗極為豐富的從業人員,這些人員的素質不僅僅要好,還要好到能讓數字顯示出表面看不到的狀況。
以上兩點,在台灣大部分地方都做不到,原因很簡單。第一點,這需要整體的文化習慣支持,只要民眾多半都是屬於胡適「差不多先生」的類型,那麼記錄就會很不準確,記錄不準確就無法讓解釋數字的管理者了解狀況。第二點,看懂數字很難,解釋數字更難,這種人才非常找,多半屬於經濟、管理學方面,而真的要能夠對這些數字有精準的認識,還要有一定的業界經驗,甚至是實務操作的經驗,不然資料屢次誤判,記錄的人也會無心記錄。
更重要的問題是,我們必須讓數字來說話,不是依靠自己的感覺行事。如果今天數字顯示,某地區的竊盜率下降,並不是因為增加警力,那就不要讓自己的刻板印象左右判斷,認為增加警察可以抓壞人,搞不好真的原因是因為人口老化後大家都在家門口泡茶,天天都有人在家,真的嗎?誰能說鐵定不是?
數字化管理的精要,就在於盡力屏除人為情感的干擾,就跟CSI犯罪實錄一樣,不論這傢伙看起來多像殺人兇手,他不僅吸毒還有多項前科兼會打老婆,但證據沒有指向他,就不能把他用殺人罪抓起來。如果數字顯示工廠的產能下降,問題是出在人力調度,那麼就要承認是調度問題,而不是因為主管不能有錯,就說錯誤都是工人不努力。
數字管理很難嗎?其實也可以很簡單,只是看願不願意承認人類自身的無能而已。
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